< Previous„Intrexx ist in der Benutzung nahezu selbster- klärend. Uns war es aber wichtig, die Mitarbeiter von Beginn an mit ins Boot zu holen und an der Entwicklung des Portals teilhaben zu lassen. Im Workshop haben sie gesehen, was mit Intrexx alles möglich ist. Deshalb war die Akzeptanz von Anfang an sehr hoch. Durch die Überführung der papierbasierten Abläufe in digitale Workflows sparen wir eine Menge Papier, Zeit und Geld. Meiner Meinung nach gibt es keine ernsthafte Alternative zu Intrexx.“ Tim Albers, Intranet-Verantwortlicher bei Pohl-Boskamp Gute Medizin: Hohe Hohe Beteiligung und Akzeptanz durch Speed-Dating. LUST AUF GUT(E) IDEEN|UNITED PLANET 29 Firma: G. Pohl-Boskamp GmbH & Co. KG Standort: Hohenlockstedt Branche: Pharmazeutische Industrie Jahresumsatz: k. A. Mitarbeiter: 580 ERP-System: Infor ERP-Blending Produkte und Services: Intrexx Professional United Planet Consulting United Planet Fachliteratur Intrexx Academy Pohl- Boskamp www.pohl-boskamp.de „Spüren, wie es wirkt.” Pohl-Boskamp steht für kompromisslos qualitätsorientierte Arzneimittel und Medizinprodukte. Innova- tionen zum Wohle des Patienten sind das Ziel des Unternehmens. Dafür produziert man auf höchstem Niveau: Mit seinen Marken Nitrolingual® und GeloMyrtol® forte gehört das Unternehmen zu den Weltmarktführern bei diesen Medikamenten. Anforderung Anfang 2010 suchte man nach einer dynamischen und flexibel er- weiterbaren Portalsoftware, mit der man das bestehende Intranet ablösen wollte. Das neue Portal sollte den Mitarbeitern Informati- onen strukturiert zur Verfügung stellen, die digitale Abbildung von bislang papierbasierten Prozessen ermöglichen und Daten aus den vorhandenen Systemen des Unternehmens (Infor ERP, Navision) integrieren. Dabei musste die Software den anspruchsvollen Quali- tätssicherungsrichtlinien der Pharmabranche, den GMP-Richtlinien (Good Manufacturing Practices) genügen und eine reibungslose Prozessabwicklung gewährleisten. Lösung Die Portal- und Integrationssoftware Intrexx von United Planet überzeugte durch einfache Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit sowie umfangreiche Möglichkeiten zur Datenintegration. Die Ent- wicklungskosten bei Intrexx lagen deutlich unter anderen Lösun- gen wie z. B. MS SharePoint. Bei der Einführung des neuen iMAP (=internes MitArbeiterPortal) wurden alle Beteiligten frühzeitig eingebunden, um so von Beginn an für eine hohe Akzeptanz zu sor- gen. In Form eines „Speed-Datings” wurden Mitarbeiter im Zehn- Minuten-Takt durch aufeinander aufbauende Stationen geschleust, an denen sie die Funktionen und Möglichkeiten des Portals ken- nenlernten. Das Feedback der Mitarbeiter floss umgehend in die weitere Entwicklung des Portals ein. Außerdem wurden Ideen für Applikationen entwickelt, mit denen man die Arbeit weiter erleich- tern konnte. Organisationsanweisungen und Richtlinien stehen Mitarbeitern nun übersichtlich mit Suche und Volltextindizierung im Intranet zur Verfügung. Darüber hinaus werden mit Intrexx Daten aus den bestehenden Systemen in das iMAP geholt und hier in verschiedene Applikationen eingebunden. Beispielsweise erfasst die Applikation „Maschinenjournal” den Status der in der Produk- tion eingesetzten Maschinen in Echtzeit. Chargen-, Auftrags- und Maschinennummern werden live aus dem ERP-System (Infor ERP- Blending) gezogen. Ebenfalls an das Portal angebunden ist Micro- soft Dynamics NAV (ehemals Navision).30 Knifflige Aufgabe: Reduzierung von Leerlauf- zeiten im Außendienst.LUST AUF GUT(E) IDEEN|UNITED PLANET 31 Offline-Reporting im Vertrieb„Dank Intrexx können Kundenbesuche komfor- tabel von unterwegs aus protokolliert werden. Das verringert Leerlaufzeiten und steigert so die Effektivität im Außendienst immens. Die Ent- wicklung verlief aufgrund der einfachen Program- miereigenschaften von Intrexx überraschend schnell.“ Jürgen Buschau, IT-Leiter bei ZAHORANSKY Erfolgreich gelöst: Offline-Reporting steigert Effektivität im Außendienst. LUST AUF GUT(E) IDEEN|UNITED PLANET 33 Als ein Unternehmen des gehobenen Mittelstandes verfügt die ZAHORANSKY AG über sechs Standorte weltweit. Das Unter- nehmen ist seit über 100 Jahren im Sondermaschinenbau (für Zahnbürsten, Haushaltsbürsten, technische Bürsten etc.) und Ver- packungsmaschinen (Blisterverpackungen) tätig. Der zur ZAHO- RANSKY Gruppe gehörende Formenbau zählt zu den führenden Herstellern von Spritzgießwerkzeugen mit Anwendungsgebieten wie Haushalt, Hygiene, Medizintechnik oder Schreibgeräte. Anforderung Um die Protokollierung von Kundenbesuchen für die Außendienst- mitarbeiter zu erleichtern und effizienter zu gestalten, sollte ein Mechanismus entwickelt werden, mit dem kundenbezogene Auf- gaben offline erfasst und bearbeitet werden können, ohne im Fir- menportal angemeldet sein zu müssen. Auf diese Weise sollte die Zeit auf dem Weg zum Kunden effektiver genutzt werden können. Wieder im Büro sollten die erfassten Aufgaben automatisch ins Portal geschrieben werden, um die manuelle Datenübertragung zu sparen. Eine weitere Anforderung war, die im Portal hinterlegten Aufgaben vor einem Kundenbesuch einfach zu exportieren, um diese zum Kunden mitzunehmen. Lösung Mit der Portalsoftware Intrexx wurde ein Export-Import-Mechanis- mus entwickelt, mit dem Außendienstmitarbeiter Aufgaben, die zu Kundenprojekten gehören, in eine Excel-Liste exportieren und zum Kundenbesuch mitnehmen können. Dabei lassen sich Aufgaben nach diversen Kriterien filtern, sodass der Außendienstmitarbeiter unkompliziert die Informationen zusammenstellen kann, die er für seine Arbeit beim Kunden braucht. Projekte können hierbei mit- einander verknüpft sein, um auch verbundene Aufgaben abrufen zu können. Wurden die gewünschten Informationen zusammen- gestellt, erhält der Mitarbeiter per Knopfdruck eine Excel-Liste, welche er nicht nur zum Kunden mitnehmen, sondern dort auch offline bearbeiten und erweitern kann. Kommt der Außendienst- mitarbeiter vom Kundenbesuch zurück, kann er die Liste ins Portal hochladen. Intrexx prüft dabei, ob neue Aufgaben angelegt und vorhandene Aufgaben aktualisiert wurden, und schreibt diese automatisch ins Portal. Dabei sorgt Intrexx dafür, dass nichts über- schrieben wird, was seit dem Export bearbeitet wurde. Mit Hilfe des Ex- und Imports von Aufgaben können die Außendienstmitarbeiter die Zeit auf dem Weg zum Kunden, z. B. im Hotel, am Flughafen oder im Zug viel effektiver nutzen, ohne im Portal angemeldet zu sein. Zudem können sich die Außendienstmitarbeiter viel besser auf Kundenbesuche vorbereiten. Firma: ZAHORANSKY AG Standort: Hauptstandort Todtnau; weitere Standorte in Spanien, Indien, China, USA Branche: Produzierendes Unternehmen Marktstellung: Marktführer Jahresumsatz: k. A. Mitarbeiter: ca. 350 Produkte und Services: Intrexx Professional United Planet Consulting Intrexx Academy ZAHORANSKY www.zahoransky.com34 Gigantisch: Stuttgarter Skyline um Hochhaus aus Papier erweitert. LUST AUF GUT(E) IDEEN|UNITED PLANET 35 Effizientes Output-Management„Papierberge, die aufgetürmt einem Wolkenkrat- zer Konkurrenz machen dürften, waren einer der Gründe für die Entwicklung einer Applikation zur webbasierten Bereitstellung und Pflege von Ge- schäftsverteilungsplänen. Mit der Lösung wurden nicht nur zigtausend Ausdrucke eingespart, son- dern auch die Recherchearbeit und händische Datenverwaltung deutlich vereinfacht. Damit wird unsere Lösung zum Vorzeigeexemplar für moderne Verwaltungen.“ Wolfgang Weissbrodt, Projektleiter für dv-basierte Auskunfts-, Informations- und Kommunikationsplattformen bei der VBV Notbremse: Webbasierte Geschäfts- verteilungspläne schaffen gigantische Papiertürme ab. LUST AUF GUT(E) IDEEN|UNITED PLANET 37 Behörde: Staatliche Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden- Württemberg (VBV) Standort: Hauptstandort Stuttgart; 17 weitere Standorte in Baden- Württemberg Branche: Öffentliche Verwaltung Mitarbeiter: ca. 2.400 Anzahl verwalteter Gebäude: 10.400 Produkte und Services: Intrexx Professional Reports für Intrexx United Planet Consulting Staatliche Vermögens- und Hochbau- verwaltung Baden- Württemberg (VBV) www.vbv.baden-wuerttemberg.de Die Staatliche Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden- Württemberg (VBV) baut und betreut alle öffentlichen Gebäude des Landes Baden-Württemberg. Dazu gehören Gebäude für Ämter, Ministerien und Regierungspräsidien. Sie ist untergliedert in das Finanzministerium, die Oberfinanzdirektion Karlsruhe mit dem Landesbetrieb Bundesbau Baden-Württemberg sowie den Landes- betrieb Vermögen und Bau Baden-Württemberg. Anforderung Geschäftsverteilungspläne geben an, wofür welche Mitarbeiter zu- ständig sind, und müssen verwaltungsintern öffentlich zugänglich sein. Im Jahr 2006 sah man sich nach einer dynamischen Lösung um, welche die Bereitstellung und Pflege dieser Pläne vereinfachen sollte, die bislang in Word und Excel bearbeitet, umständlich for- matiert und als Ausdrucke verteilt werden mussten. Man suchte dabei nach einer Software, die schnell einführbar, offen für eine An- bindung an weitere Systeme, individuell erweiterbar sowie zeitlich und finanziell klar kalkulierbar sein sollte. Lösung Die Bereitstellung und Pflege der Geschäftsverteilungspläne erfolgt nun webbasiert, was eine Menge Zeit und Papier spart. Durch die fest vorgegebenen Eingabeformate in Intrexx können Änderungen innerhalb kürzester Zeit vorgenommen werden. Somit gehören die mühselige, zeitraubende Erstellung und Formatierung in MS Excel und Word sowie das hundertfache Ausdrucken und die Verteilung per Hauspost der Vergangenheit an. Stattdessen stehen die Geschäftsverteilungspläne jetzt im webbasierenden Portal per Mausklick komfortabel parat. Die GVPL-Anwendung ist an eine Oracle-Datenbank angebunden und ermöglicht außerdem, online ein PDF zu generieren und damit den Spagat zwischen Print- und Online-Version zu schaffen. Den verschiedenen Hierarchien wurde insofern Rechnung getragen, als das Mitarbeiterportal aus einem für alle Beschäftigten der VBV zugänglichen Teil und einem auf einzelne Organisationseinheiten beschränkten Bereich besteht, für den eine gesonderte Anmeldung erforderlich ist. Auf diese Weise wird die Arbeit der rund 2.400 Nutzer an den 24 verschiedenen Standorten sehr erleichtert und Kosten in Höhe von mehreren zehntausend Euro wurden eingespart.Next >